Keluhan & Banding

Keluhan & Banding

ABDI UNISAP: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat menyediakan mekanisme bagi penulis, Mitra Bestari (peer reviewer), pembaca, dan pihak lain untuk menyampaikan keluhan mengenai proses atau pelaksanaan kebijakan jurnal serta bagi penulis untuk mengajukan banding terhadap keputusan editorial.

Setiap keluhan dan banding ditangani secara objektif, adil, independen, rahasia, proporsional, dan terdokumentasi. Pihak yang memiliki konflik kepentingan terhadap perkara tidak diperkenankan menentukan hasil pemeriksaan atau peninjauan.

Keluhan dan banding merupakan mekanisme yang berbeda. Keluhan berkaitan dengan proses, perilaku, pelayanan editorial, atau pelaksanaan kebijakan jurnal, sedangkan banding merupakan permohonan resmi untuk meninjau kembali keputusan editorial berdasarkan alasan akademik, faktual, prosedural, atau etik yang dapat dipertanggungjawabkan.

Penanganan keluhan dan banding memperhatikan prinsip COPE Complaints and Appeals ↗.

Ruang Lingkup Keluhan

Keluhan dapat disampaikan apabila terdapat dugaan permasalahan dalam proses editorial, Proses Penelaahan Sejawat, penerbitan, atau pelaksanaan kebijakan jurnal, termasuk tetapi tidak terbatas pada:

  1. keterlambatan proses editorial atau Proses Penelaahan Sejawat yang tidak memperoleh penjelasan yang memadai;
  2. perilaku anggota Tim Editor, Mitra Bestari, atau pengelola yang dianggap tidak profesional;
  3. dugaan pelanggaran kerahasiaan dalam proses editorial atau Proses Penelaahan Sejawat;
  4. dugaan konflik kepentingan yang tidak diungkapkan atau tidak dikelola secara memadai;
  5. dugaan ketidakadilan, bias, atau penyimpangan prosedur dalam Proses Penelaahan Sejawat;
  6. permasalahan mengenai kepengarangan, plagiarisme, integritas data, penggunaan AI, Persetujuan Etik, atau etika publikasi;
  7. permasalahan yang berkaitan dengan artikel yang telah diterbitkan;
  8. dugaan bahwa kebijakan atau prosedur jurnal tidak diterapkan secara konsisten; atau
  9. permasalahan lain yang berkaitan dengan integritas dan tata kelola proses publikasi ABDI UNISAP.

Keluhan yang mengandung dugaan pelanggaran integritas akademik ditangani lebih lanjut sesuai dengan Penanganan Pelanggaran Integritas Akademik ABDI UNISAP. Permasalahan yang berkaitan dengan diskusi ilmiah terhadap artikel yang telah diterbitkan dapat ditangani melalui Diskusi Pascapublikasi sesuai dengan sifat permasalahannya.

Pengajuan Keluhan

Keluhan disampaikan secara tertulis melalui email ejurnal.abdiunisap@gmail.com. Apabila keluhan berkaitan dengan naskah, artikel, atau proses tertentu, laporan sebaiknya memuat:

  1. nama dan informasi kontak pihak yang menyampaikan keluhan, kecuali apabila laporan disampaikan secara anonim;
  2. judul dan nomor identifikasi naskah atau DOI artikel apabila tersedia;
  3. uraian permasalahan secara jelas dan spesifik;
  4. pihak, tahapan, keputusan, atau proses yang berkaitan dengan keluhan; dan
  5. bukti, dokumen, korespondensi, atau informasi pendukung yang relevan apabila tersedia.

Keluhan yang disampaikan dengan itikad baik diperiksa berdasarkan informasi dan bukti yang tersedia. Pengajuan keluhan tidak boleh digunakan sebagai dasar untuk memberikan perlakuan yang merugikan terhadap pelapor dalam proses editorial yang sedang berlangsung maupun pada pengajuan berikutnya.

Laporan anonim dapat dipertimbangkan apabila memuat informasi atau bukti yang cukup untuk dilakukan pemeriksaan. Tidak dicantumkannya identitas pelapor tidak dengan sendirinya menjadi alasan untuk mengabaikan informasi mengenai kemungkinan pelanggaran yang serius.

Penanganan Keluhan

Keluhan ditangani melalui tahapan berikut:

  1. Tim Editor menerima dan mencatat keluhan serta informasi pendukung yang disampaikan.
  2. Keluhan diperiksa untuk menentukan sifat permasalahan, pihak yang terlibat, kebijakan yang berkaitan, dan kecukupan informasi untuk dilakukan penanganan.
  3. Apabila informasi belum memadai, Tim Editor dapat meminta klarifikasi atau dokumen tambahan dari pihak yang relevan.
  4. Penanganan perkara ditugaskan kepada anggota Tim Editor atau pihak lain yang tidak memiliki konflik kepentingan terhadap perkara tersebut.
  5. Pihak yang menjadi objek keluhan diberikan kesempatan yang wajar untuk memberikan klarifikasi dan bukti pendukung apabila diperlukan.
  6. Informasi, klarifikasi, dan bukti yang tersedia diperiksa untuk menentukan apakah keluhan dapat dibuktikan dan tindakan apa yang sesuai.
  7. Hasil pemeriksaan dan tindakan yang relevan disampaikan kepada pihak yang mengajukan keluhan sejauh dapat diberikan dengan tetap memperhatikan kerahasiaan dan hak pihak lain.

Apabila keluhan menunjukkan dugaan pelanggaran integritas akademik yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut, proses berikutnya dilaksanakan sesuai dengan Penanganan Pelanggaran Integritas Akademik ABDI UNISAP.

Keluhan yang Melibatkan Tim Editor

Apabila keluhan ditujukan terhadap anggota Tim Editor yang menangani suatu naskah atau perkara, anggota tersebut tidak diperkenankan menangani pemeriksaan terhadap keluhan dirinya sendiri. Penanganan dialihkan kepada Pemimpin Redaksi atau anggota Tim Editor lain yang independen terhadap perkara tersebut.

Apabila keluhan berkaitan langsung dengan Pemimpin Redaksi atau terdapat kondisi yang menyebabkan pemeriksaan independen tidak dapat dilakukan pada tingkat Tim Editor, penanganan dialihkan atau dikoordinasikan oleh pengelola atau penerbit dengan memastikan bahwa pihak yang memiliki konflik kepentingan tidak terlibat dalam pemeriksaan maupun pengambilan keputusan.

Banding terhadap Keputusan Editorial

Penulis dapat mengajukan banding apabila memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan bahwa keputusan editorial didasarkan pada kesalahan faktual yang material, kesalahpahaman substantif terhadap naskah, konflik kepentingan, penyimpangan prosedur, atau terdapat bukti penting yang relevan tetapi belum dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan.

Banding harus berkaitan dengan dasar keputusan atau proses editorial. Ketidaksetujuan semata-mata terhadap komentar Mitra Bestari atau keputusan penolakan tanpa argumentasi akademik, faktual, prosedural, atau etik yang spesifik bukan merupakan dasar yang memadai untuk peninjauan kembali.

Pengajuan banding tidak menjamin bahwa keputusan editorial sebelumnya akan diubah.

Pengajuan Banding

Banding diajukan oleh penulis korespondensi secara tertulis melalui email ejurnal.abdiunisap@gmail.com paling lambat 30 hari kalender sejak keputusan editorial disampaikan.

Permohonan banding harus memuat:

  • judul dan nomor identifikasi naskah;
  • keputusan editorial yang dimintakan peninjauan;
  • alasan banding yang jelas dan spesifik;
  • penjelasan mengenai kesalahan faktual, substantif, prosedural, konflik kepentingan, atau dasar lain yang menjadi alasan banding;
  • tanggapan terhadap bagian keputusan, komentar Tim Editor, atau komentar Mitra Bestari yang dipermasalahkan; dan
  • bukti atau informasi pendukung yang relevan apabila tersedia.

Selama banding masih diproses dan naskah masih berada dalam sistem editorial ABDI UNISAP, penulis tidak diperkenankan mengajukan naskah yang sama secara bersamaan kepada jurnal lain.

Apabila penulis tidak ingin melanjutkan proses banding, penulis korespondensi dapat menyampaikan pembatalan banding secara tertulis kepada Tim Editor.

Peninjauan Banding

Banding ditinjau melalui tahapan berikut:

  1. Permohonan diperiksa untuk menentukan apakah banding diajukan sesuai dengan ketentuan dan memiliki dasar yang memadai untuk dilakukan peninjauan.
  2. Banding ditugaskan kepada Pemimpin Redaksi atau anggota Tim Editor lain yang memiliki kewenangan dan, sejauh memungkinkan, tidak terlibat langsung dalam keputusan yang disengketakan.
  3. Apabila pihak yang seharusnya menangani banding memiliki konflik kepentingan atau terlibat langsung dalam keputusan sebelumnya, peninjauan dialihkan kepada pihak lain yang independen.
  4. Dalam melakukan peninjauan, naskah, laporan Mitra Bestari, komunikasi editorial, tanggapan penulis, dasar keputusan, dan bukti pendukung lainnya dapat diperiksa kembali.
  5. Apabila diperlukan untuk memperoleh penilaian yang independen, Tim Editor dapat meminta pendapat Mitra Bestari tambahan atau ahli lain yang relevan.
  6. Berdasarkan hasil peninjauan, jurnal menetapkan keputusan terhadap banding.
  7. Hasil banding dan penjelasan yang relevan disampaikan secara tertulis kepada penulis korespondensi.

Hasil Banding

Hasil peninjauan banding dapat berupa:

  1. mempertahankan keputusan editorial sebelumnya;
  2. melakukan penilaian ulang terhadap naskah;
  3. mengembalikan naskah ke tahap editorial atau Proses Penelaahan Sejawat yang sesuai; atau
  4. mengubah keputusan editorial apabila ditemukan dasar yang memadai berdasarkan hasil peninjauan.

Keputusan setelah proses peninjauan banding merupakan keputusan akhir jurnal terhadap banding tersebut.

Kerahasiaan dan Konflik Kepentingan

Informasi mengenai keluhan dan banding dijaga kerahasiaannya sejauh memungkinkan pelaksanaan pemeriksaan yang adil. Informasi hanya diberikan kepada pihak yang perlu mengetahui untuk melakukan pemeriksaan, memperoleh klarifikasi, memberikan penilaian, atau mengambil keputusan.

Anggota Tim Editor, Mitra Bestari, pengelola, penerbit, atau pihak lain yang memiliki konflik kepentingan dengan perkara tidak boleh menentukan hasil keluhan atau banding tersebut.

Seluruh proses dan keputusan yang relevan didokumentasikan secara memadai untuk menjaga akuntabilitas, konsistensi, dan keterlacakan penanganan keluhan dan banding.

Keluhan terhadap Artikel yang Telah Diterbitkan

Keluhan yang berkaitan dengan artikel yang telah diterbitkan diperiksa sesuai dengan sifat permasalahannya. Pertanyaan, tanggapan, atau kritik ilmiah terhadap substansi artikel dapat ditangani melalui Diskusi Pascapublikasi ABDI UNISAP.

Apabila keluhan mengandung dugaan pelanggaran integritas akademik, pemeriksaan mengikuti Penanganan Pelanggaran Integritas Akademik ABDI UNISAP.

Apabila hasil pemeriksaan menunjukkan bahwa rekam publikasi perlu diperbaiki, tindakan selanjutnya mengikuti Koreksi, Retraksi & Penarikan Naskah ABDI UNISAP.